Regolamento

Associativo

Generale

1. PREMESSE

1.1 Scopo e campo di applicazione del documento

Il presente documento descrive il Regolamento associativo attraverso il quale Frammenti Digitali declina e dettaglia le competenze e gli obiettivi associativi di cui all'Art. 3 dello Statuto, con l'intento di perseguire una gestione corretta e trasparente.

Il Regolamento Associativo Generale (RAG) si basa sui principi del Codice Etico e della Carta dei Valori e delle Condotte professionali degli Associati, di cui è parte integrante. Al RAG sono correlabili ulteriori Regolamenti Speciali (RS) per normare le attività inerenti i programmi ed i progetti di promozione dell'innovazione, della cultura digitale e dello sviluppo del territorio da redigere ed approvare all'occorrenza, nel caso si rendesse opportuno regolamentare specifiche e ricorrenti attività associative per ambiti di interesse.

Il RAG e gli RS devono essere conformi con normative, leggi e linee guida locali, nazionali ed europee.

I principali atti che regolano l'organizzazione e la vita associativa di Frammenti Digitali e che ne descrivono gli scopi e le finalità sono l'Atto Costitutivo e lo Statuto. Data la sinteticità di tali documenti formali, seppure esplicativi per i fini istituzionali, il RAG ed i correlati RS hanno lo scopo di dettagliare tutta la disciplina necessaria per gestire in concreto l'ente associativo in occasione di determinate situazioni o in casi controversi o per disciplinare le materie oggetto di interventi. Altra importante funzione del regolamento associativo, è quella di evitare contrasti tra gli associati riguardo la gestione dell'Associazione.

Il RAG e i correlati RS si applicano a tutte le azioni associative coerentemente con quanto previsto dallo Statuto, con maggiore enfasi riguardo agli aspetti operativi dell'organizzazione delle attività associative.

1.2 Aspetti fiscali alla base del RAG e degli RS

La natura associativa non riconosciuta di Frammenti Digitale consente di beneficiare di importanti agevolazioni fiscali, sotto determinate condizioni. E' quindi necessario sottolineare quali sono i vincoli di legge a cui RAG e RS si ispirano, preliminarmente alla disciplina operativa con cui svolgere le attività associative.

Si evidenzia che nell'ambito delle attività delle associazioni in generale, secondo l'articolo 148 del T.U.I.R. (legge fiscale) sono da considerarsi non commerciali, e quindi non soggetti a tassazione:

Tutte le attività svolte verso gli Associati, in conformità alle finalità dell'associazione, per cui non viene chiesto uno specifico corrispettivo economico;
le quote associative dei soci (quota d'iscrizione annuale) e gli altri contributi versati dai soci all'associazione;
le donazioni ricevute dall'associazione;
i contributi corrisposti da amministrazioni pubbliche per lo svolgimento convenzionato, in regime di accreditamento, di attività aventi finalità sociali esercitate in conformità agli scopi dell'associazione;
i fondi pervenuti da raccolte pubbliche effettuate occasionalmente, in corrispondenza di determinate festività o ricorrenze.

Inoltre, le associazioni possono svolgere attività a pagamento verso i loro Associati, in diretta attuazione degli scopi associativi, che sono considerate fiscalmente irrilevanti. Ciò significa la possibilità di chiedere corrispettivi agli Associati per la partecipazione alle attività associative (corsi, stage, riunioni ecc....). I corrispettivi percepiti da queste attività non sono soggetti ad alcuna tassazione e sono esentati anche dal pagamento dell'IVA. Nell'ambito di queste iniziative a pagamento, l'associazione può operare solo con il proprio Codice Fiscale, emettendo ricevute non fiscali.

Frammenti Digitali, rientrando nella fattispecie di Associazione culturale, beneficia dei citati benefici fiscali, potendo soddisfare i seguenti due requisiti previsti dalla legge fiscale, quando:

l'attività prevalente è svolta a favore degli Associati, essendo quella svolta a favore di terzi non Associati normale attività commerciale;
l'attività è svolta sempre nell'ambito dell'oggetto istituzionale previsto dallo Statuto.

Inoltre, l'associazione ha l'intento di essere realmente democratica e correttamente gestita istituendo periodiche riunioni del Consiglio Direttivo e la riunione annuale dell'Assemblea dei Soci per poter manifestare ogni idea, tenendone traccia nei relativi verbali. Inoltre, sono istituite forme comunicativa via e-mail.

Le associazioni possono svolgere, in via marginale e non prevalente, attività a pagamento verso terzi non soci o ricevere corrispettivi derivanti da sponsor, pubblicità ecc... attività che sono considerate commerciali e che quindi non beneficiano delle agevolazioni fiscali di cui sopra. Infatti, la sola forma giuridica di associazione non è sufficiente per qualificare tali enti e tutte le loro attività come non commerciali ai fini fiscali.

Si distinguano due casi:

l'associazione svolge attività commerciale in via marginale. Quindi, l'attività commerciale non figura tra gli scopi dell'associazione e non esaurisce l'attività di questa. In questo caso l'associazione rimane un ente non commerciale. E' però necessario che i proventi derivanti dall'attività commerciale non siano mai prevalenti rispetto a quelli derivanti dall'attività istituzionale verso gli Associati. Per tali attività dovranno comunque essere predisposte le normali scritture contabili, e in caso di attività commerciale non occasionale, sarà necessario aprire Partita Iva. E' comunque previsto, per la parte commerciale, un regime d'imposizione fiscale agevolato (L. 1991 n. 389).
L'attività commerciale è svolta abitualmente e professionalmente, e i proventi di tale attività superano quelli conseguiti nell'ambito dell'attività non commerciale. In tale caso l'associazione perde il requisito della non commercialità e viene considerata, ai fini fiscali, un'impresa a tutti gli effetti. Tutte le sue attività sono sottoposte al regime fiscale d'impresa, con l'obbligo di tenere le scritture contabili ordinarie e preparazione di un bilancio ordinario. Sono comunque sempre considerate commerciali per definizione, anche se effettuate verso gli Associati, talune tipologie di attività, tra le quali quelle di pubblicità commerciali e le attività industriali dirette alla produzione di beni o servizi.

Ricapitolando, sono attività commerciali, escluse dalla detassazione riguardanti le attività non commerciali, tutte le attività a pagamento svolte con gli Associati che non siano relative al perseguimento degli scopi associativi (nella fattispecie di Frammenti Digitali, ad esempio, l'organizzazione di corsi fuori dai temi dell'innovazione digitale e dello sviluppo del territorio); tutte le attività a pagamento svolte con i terzi non Associati, i ricavi provenienti da pubblicità o sponsorizzazioni, tutti i ricavi (indipendentemente se ricevuti da soci o non) relativi alla vendita di beni nuovi, organizzazione di viaggi, le attività dirette alla produzione di beni o servizi ed altre che sicuramente non sono coerenti con l'Art. 3 dello Statuto.

Inoltre, è opportuno rilevare che quando si parla di associazioni si intende un'attività organizzata in forma non professionale o imprenditoriale, quindi senza l'investimento di elevati capitali, con lavoro prevalentemente volontario o comunque svolto dagli Associati, senza l'uso di un organizzazione aziendale. Diversamente, anche se i requisiti formali qui esaminati fossero rispettati e l'associazione operasse solo con gli Associati , l'ente verrebbe comunque considerato commerciale.

Quanto qui è illustrato è attuale anche con l'approvazione della Riforma del Terzo Settore. Infatti, resta valida la preesistente disciplina fiscale in tema di enti associativi.

1.3 Programma associativo annuale del Presidente

Annualmente, il Presidente disegna il Programma associativo sulla base dello stato delle cose, in cui elenca gli obiettivi da raggiungere attraverso le specifiche attività, definisce le modalità di massima con cui operare per lo sviluppo associativo ed i criteri di gestione e monitoraggio. Il primo Programma annuale è approvato con il primo Verbale Assembleare, i successivi, sono approvati annualmente con le medesime forme. Il presente documento è parte integrante del Programma.

2. REGOLE PER LA GESTIONE DELL'ASSOCIAZIONE

Le presenti regole costituiscono le direttive condivise dagli Associati fondatori per condurre lo sviluppo delle attività con le quali perseguire gli obiettivi posti nello Statuto e per sostenere il Programma associativo annuale.

2.1 Gestione delle candidature dei Soci Ordinari e Sostenitori

Ai sensi dell'Art. 5 dello Statuto, il Consiglio Direttivo ha la facoltà di accertare i requisiti di moralità civile e professionali dei soggetti che, ai sensi dell'Art. 4, richiedono l'iscrizione associativa, comunicandone gli esiti, a firma del Presidente, agli stessi a mezzo di posta elettronica tradizionale o di posta elettronica certificata. Per lo scopo, non sono ammesse comunicazioni informali o per vie brevi (ad esempio, telefoniche o assenso verbale). La richiesta di iscrizione deve pervenire all'indirizzo info@FRAMMENTIDIGITALI.it o FRAMMENTIDIGITALI@pec.it o tramite il sito web www.FRAMMENTIDIGITALI.it. Qualora l'Associato perda i requisiti di iscrizione in via ordinaria, si applica l'Art. 6 dello Statuto. Qualora il comportamento dell'Associato arrechi particolare danno all'Associazione o sia contrario ai principi regolatori, etici e morali, si applica l'Art. 18 del Codice Etico e Carta dei Valori e delle Condotte Professionali.

2.2 Gestione delle attività associative e competenza dei Comitati Operativi

In ossequio all'Art. 9 dello Statuto, oltre agli impegni istituzionali in ordine agli obblighi dettati dalle norme e leggi, il Presidente assume de jure e de facto il ruolo di responsabile di tutte le attività necessarie per garantire il perseguimento dell'oggetto associativo di cui all'Art. 3. Allo scopo di coadiuvare il Presidente nell'intercettare i bisogni di ricerca, di studio e di promozione culturale nonché le metodologie tecniche e scientifiche proprie dell'innovazione digitale e poter più efficacemente divulgare ed applicare i risultati delle proprie attività, sono istituiti i Comitati Operativi, con particolare riferimento al punto f) dell'Art. 9 dello Statuto, quale ambiti di competenze di supporto al raggiungimento dei fini associativi. Il Presidente, supportato dal Consiglio Direttivo, ha la facoltà di approvare le attività nelle forme consone con l'oggetto statutario, sia per ratificare quanto è proposto dal Consiglio Direttivo, dal Comitato Operativo e dal Comitato Scientifico, sia per propria decisione autonoma.

2.3 Gli ambiti di competenza dei Comitati Operativi

I Comitati Operativi sono strutture interne deputate allo sviluppo culturale ed operativo delle tematiche legate all'oggetto statutario e le cui responsabilità sono affidate su base volontaria e libera agli Associati che risultano essere in regola con il versamento annuale della quota associativa e che dimostrano particolari competenze e conoscenze curriculari rispetto a una o più tematiche. Tutti i Membri del Consiglio Direttivo hanno il diritto prioritario di accedere al ruolo di responsabile di Comitato, sulla base delle proprie competenze, inclinazioni culturali e della effettiva possibilità di contribuzione allo sviluppo. I Comitati lasciati vacanti dai Membri del Consiglio Direttivo possono essere affidati agli Associati in possesso dei requisiti citati che si candidano al ruolo. Il Presidente, supportato dal Consiglio Direttivo attribuisce le cariche interne triennali sulla base delle istanze, con il ruolo di Responsabile Comitato Operativo designato.

Sono istituiti i seguenti Comitati Operativi:

Partnership, Programmi e Progetti di innovazione, Turismo Digitale, Ricerca e Trasferimento Tecnologico, Informatica Giuridica e Società della Conoscenza.
Formazione e Didattica innovativa, Editoria tradizionale e digitale, Writing Control, Content Management, Economia dell'Innovazione, Rapporti con la Stampa e Redazionali in genere.
Comunicazione, Produzione Audiovisiva, Multimediale e Documentaristica, Web Design e Web Master Management.
Mercati e Servizi Innovativi per la Pubblica Amministrazione, Innovazione dei Processi Organizzativi per la dematerializzazione.
Mercati e Servizi innovativi per il comparto privato e industria 4.0, Fundrising e bandi pubblici nazionale ed europei in ambito formazione, tecnologie, innovazione e ricerca sia per il comparto privato che pubblico

Uno o più Responsabili dei Comitati possono essere chiamati a far parte della Commissione Etica, ai sensi dell'Art. 18 del Codice Etico e Carta dei Valori e delle Condotte Professionali che, all'occorrenza e nei casi indicati, ha necessità di costituirsi su indicazioni e convocazione del Presidente.

I Comitati Operativi, oltre al Responsabile possono essere formati dagli Associati che volontariamente vogliano collaborare per lo sviluppo delle conoscenze e delle attività associative, prendendo prioritariamente contatti ed accordi con i corrispondenti responsabili, i quali dovranno comunicare la circostanza al Consiglio Direttivo per presa d'atto e conoscenza. Tutti gli Associati possono partecipare a più di un Comitato Operativo. Con le medesime modalità, anche il responsabile del Comitato Operativo può far parte liberamente di altro Comitato, a supporto delle relative attività.

I singoli Comitati Operativi, in accordo con il proprio Responsabile, possono determinare i Regolamenti Speciali (RS) per normare specifiche attività o progetti o ambiti di particolare complessità di contenuto o di gestione. Ciascun RS, che normalmente è messo a punto dal responsabile del Comitato Operativo di riferimento, deve essere conforme con il RAG in tutte le sue parti e gli Atti Societari, prima dell'adozione deve essere sottoposto alla valutazione del Consiglio Direttivo ed alla ratifica formale del Presidente. Il RS è adottabile successivamente alla firma per approvazione del Presidente, pertanto, in carenza, l'adozione informale, la divulgazione o la pubblicazione sul sito web è da ritenersi sanzionabile ai sensi degli Artt. 18 e 19 del Codice Etico e Carta dei Valori e delle Condotte Professionali.

Nel primo verbale di Assemblea viene stilata la prima lista di attribuzione delle competenze ai singoli Comitati Operativi. Le successive designazioni sono fatte con specifici atti gestionali approvati dal Consiglio Direttivo e comunicati a tutti gli Associati tramite le vie comunicative ordinarie.

2.4 Strutture di controllo: Aree di governance

Per la complessità di governance dell'Associazione sotto i profili normativo, amministrativo, tecnico, gestionale e dei rapporti con gli stakeholders, date anche la ampiezza dei contesti in cui l'Associazione può trovarsi ad operare e la varietà delle tematiche di sviluppo di ciascun Comitato Operativo, si istituiscono le Aree di governance strategica ed operativa indicate sotto: esse si intendono a supporto privilegiato e prioritario delle attività del Presidente, anche nella eventuale contestuale funzione di responsabile di Comitato Operativo; in successione, del Consiglio Direttivo e dei Comitati Operativi. I flussi informativi e documentali prodotti dalle Aree di governance potranno essere resi disponibili per particolari esigenze motivate al Comitato Scientifico, dopo la visione e l'approvazione da parte del Consiglio Direttivo e dei Responsabili dei Comitati Operativi interessati. Il coordinamento operativo delle Aree di governance sono affidate triennalmente su istanza volontaria e libera agli Associati che risultano in regola con il versamento delle quote associative. Il Presidente, unitamente al Consiglio Direttivo, agli stessi Coordinatori ed ai Responsabili di Comitato Operativo, individuano le priorità di intervento per garantire un organico ed efficiente raggiungimento degli obiettivi associativi, sulla base delle attività in essere e del Programma Associativo stilato dal Presidente medesimo ed approvato dall'Assemblea degli Associati. Le Aree di governance hanno una applicazione trasversale a tutte le attività associative; esse sono le seguenti:

Program e Compliance Control.
Segretariato Amministrativo e Tecnico.

Per quanto riguarda l'Area Program e Compliance Control, si stabilisce che il coordinatore tracci i metodi e le operazioni per:

Il monitoraggio gestionale dell'Associazione, riferito all'andamento costi-ricavi delle operazioni in atto; la valutazione dei costi delle forniture e dell'acquisizione dei servizi, uniformemente con il Programma di sviluppo annuale e con le esigenze di cassa.
Il monitoraggio della conformità delle operazioni, riferita al processo di esecuzione delle attività affidate agli Associati e dei contratti con soggetti terzi per progetti di vario genere. Il monitoraggio traccia la conformità con le disposizioni in materia di gestione dei flussi documentali rispetto agli ordini ricevuti e alle normative di settore.
Il monitoraggio dell'andamento del Programma annuale dell'Associazione redatto dal Presidente, in ragione dell'Art. 3 dello Statuto e dell'approvazione del Consiglio Direttivo e dell'Assemblea degli Associati.

La figura prevista per il ruolo è quella di Program e Compliance Controller.

Per quanto riguarda il Segretariato Tecnico ed Amministrativo, si stabilisce che il coordinatore sviluppi le seguenti attività, elencate qui in maniera indicativa:

Amministrazione ordinaria dell'Associazione secondo i principi civilistici, organizzazione generale delle attività, prima nota e contabilità delle quote degli Associati.
Supporto amministrativo e documentale al Presidente, al Consiglio Direttivo e ai responsabili dei Comitati Operativi e mantenimento dei Libri Associativi.
Collaborazione con il consulente fiscale-amministrativo.
Rendicontazioni economico-contabili di progetti ed attività.
Gestione applicativa dei sistemi cloud e dell'archiviazione delle documentazioni condivise.
Gestione operativa della piattaforma di web conference per riunioni e webinar.
Tutoraggio progettuale.
Tutoraggio formativo.
Attività di supporto o di sviluppo della documentazione tecnica e tutoriale riguardo, ad esempio: schemi, diagrammi, messa a punto di presentazioni, supporto per eventi formativi e non, comunicazioni ed agende di servizio, ecc.
Following telefonico o e-mail e gestione protocollo associativo.
Assistenza in eventi di vario genere.

La figura per il ruolo è quello di Responsabile Assistenza Tecnica ed Amministrativa.

2.5 Natura dei rapporti di collaborazione da parte degli Associati

L'Art. 8 dello Statuto definisce le forme di collaborazione con cui gli Associati possono ricoprire i ruoli di cui ai precedenti punti 2.3) e 2.4). Tutti gli Associati sono tenuti a collaborare per lo sviluppo associativo.

2.6 Prerogativa di gestione e controllo del Consiglio Direttivo

Il Consiglio Direttivo opera ai sensi degli Art. 9, 10 e 11 dello Statuto ed interviene in tutti gli atti decisori che dovranno riportare l'approvazione o l'autorizzazione finale del Presidente.

Tutte le iniziative eseguite verso l'esterno per nome e per conto di FD da parte degli Associati devono essere rese preventivamente note al Consiglio Direttivo ed essere attivate su autorizzazione del Presidente, nella sua qualità di Rappresentante Legale. Il Vice Presidente ha tutte le prerogative istituzionali del Presidente e gestionali di cui ai precedenti Articoli di questo Regolamento, in caso di impedimento o assenza, senza ulteriori atti di delega.

Il Presidente può delegare uno o più Responsabili di Comitato Operativo per attività di rappresentanza dell'Associazione e concludere partnership o fare attività di gestione ordinaria in uno specifico ambito di applicazione.

3. SVOLGIMENTO DELLE ATTIVITA'

3.1 Programma annuale per lo svolgimento delle attività associative

Tutte le attività devono essere avvallate formalmente dal Consiglio Direttivo ed autorizzate dal Presidente, mediante comunicazione PEC o mail tradizionale, in caso di mancato funzionamento della prima.

Il Programma annuale delle attività associative disegna le linee guida su cui avviare e sviluppare le attività. Il Programma annuale è approvato dalla Assemblea ed è coordinato dal Consiglio Direttivo, con il supporto dei Responsabili dei Comitati interessati di volta in volta e dai Coordinatori delle aree di governance, per le rispettive competenze.

A Giugno di ogni anno viene svolta la Revisione intermedia del Programma annuale per valutare lo stato delle cose sulla base del monitoraggio periodico; mentre a Dicembre viene svolta la Revisione conclusiva, utilmente impiegabile per la chiusura dell'esercizio annuale.

La modalità di svolgimento delle attività è definibile "per processi", in cui ogni processo cardine della vita associativa si incrocia con gli obiettivi dei Comitati Operativi che metteranno a disposizione competenze e risorse intellettuali, operative e strumentali per lo svolgimento dei compiti e il raggiungimento dei risultati.

FD promuove corsi ed informazione interna per incrementare le conoscenze e le competenze di ognuno sulle modalità di sviluppo e conduzione delle attività, secondo i principi di innovatività ed efficienza.

3.2 Spese

Le spese dovute all'acquisizione di beni e servizi, compreso le tipologie economali, dovranno essere attentamente pianificate, motivate ed abbinate alle attività da svolgere o in corso di svolgimento. Esse, per poter essere riconosciute all'Associato titolato a produrle, dovranno essere preventivamente valutate ed avvallate dal Consiglio Direttivo ed autorizzate dal Tesoriere e dal Presidente. Inoltre, le spese dovranno essere imputate fiscalmente a FD e, anche laddove dovessero sussistere regole di rendicontazione finanziaria dovute alla partecipazione a finanziamenti pubblici, esse dovranno essere sempre associate ai documenti fiscali come per legge, possibilmente riportanti l'indicazione degli estremi di imputazione e di impiego.

Il Presente Regolamento è parte integrante del Verbale dell'Assemblea che lo approva in tutte le sue parti

Bari, 20/02/2023